Erste Schritte
Vom Download bis zur ersten Zuweisung – hier erfahren Sie, wie Sie DocuSort einrichten.
Desktop-App herunterladen
DocuSort läuft aktuell als Windows Desktop-App (EXE-Installer). Laden Sie die aktuelle Version von der Download-Seite herunter und führen Sie den Installer aus.
download Zur Download-SeiteKonto erstellen & anmelden
Starten Sie die App und melden Sie sich mit Google an oder erstellen Sie ein Konto per E-Mail-Adresse. Die Anmeldung öffnet sich in Ihrem Standardbrowser.
Organisation einrichten
Nach der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, eine Organisation zu erstellen oder einer bestehenden beizutreten. Die Organisation ist Ihr gemeinsamer Dokumentenarbeitsbereich.
Wählen Sie einen Namen und legen Sie die Grundstruktur (Typen, Ziele) fest. Sie werden automatisch Administrator.
Bitten Sie Ihren Administrator um einen Einladungslink. Wenn Sie den Link öffnen, wird die Organisation automatisch eingerichtet – Sie sind sofort Mitglied. Ohne Einladungslink registrieren Sie sich normal und erstellen Ihren eigenen Workspace.
Dokumente hochladen
Dokumente gelangen über zwei Wege in DocuSort: manueller Upload in der App oder automatisiert über ein verbundenes E-Mail-Postfach.
upload_file Drag & Drop / Datei-Auswahl / Stapelupload
Ziehen Sie Dateien direkt in das Upload-Feld der App oder klicken Sie auf „Dateien auswählen". Sie können beliebig viele Dateien auf einmal auswählen – alle werden nacheinander in die Verarbeitungs-Warteschlange eingereiht. Unterstützte Formate:
Dateien hierher ziehen
oder
PDF, JPG, PNG, TIFF
folder_open Ordnerüberwachung
DocuSort kann einen lokalen Ordner auf Ihrem PC überwachen. Sobald Sie dort eine neue Datei ablegen, erkennt die App das automatisch und startet die Verarbeitung – ohne manuellen Upload-Schritt. Den Überwachungsordner richten Sie auf der Hochladen-Seite ein – dort finden Sie unter dem Dropdown „Ordner überwachen & Stapelupload" die entsprechende Option.
mail E-Mail-Integration
DocuSort kann Ihr E-Mail-Postfach überwachen und Anhänge automatisch verarbeiten. Postfächer verbinden Sie über den Menüpunkt „E-Mail-Anbindung" in der linken Sidebar – dort ist die E-Mail-Integration vollständig konfigurierbar.
IMAP & App-Passwort
Für alle IMAP-fähigen Anbieter: Erstellen Sie ein App-Passwort in den Sicherheitseinstellungen Ihres E-Mail-Anbieters und tragen Sie es in DocuSort ein. Ihr Hauptpasswort wird nie gespeichert.
OAuth 2.0
Für Google Workspace und Microsoft 365: Autorisieren Sie DocuSort einmalig über den Anmeldedialog im Browser. Die erhaltenen Zugriffstoken werden verschlüsselt lokal auf Ihrem PC gespeichert (keytar). Es wird zu keinem Zeitpunkt ein Passwort übertragen.
Hinweis zur Verarbeitung
Nach dem Upload durchläuft jede Datei die KI-Pipeline. Während der Analyse zeigt der Status „In Verarbeitung". Je nach Dateianzahl und Serverlast kann das einige Sekunden dauern. Anschließend erscheinen die Dokumente in der Review-Queue.
Die KI-Pipeline
Jedes hochgeladene Dokument durchläuft automatisch sechs aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte, bevor es in der Review-Queue landet.
Prüfung & Vorbereitung
DocuSort prüft beim Eingang automatisch, ob die Datei ein unterstütztes Format hat und ob sie bereits im System vorhanden ist. Doppelte oder ungültige Dateien werden sofort erkannt und aussortiert.
Texterkennung
Der Text des Dokuments wird vollständig ausgelesen – auch aus eingescannten Briefen und Fotos. Dieser Text ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Automatische Zuordnung
DocuSort gleicht den Dokumenteninhalt mit Ihren gespeicherten Absendern, Vertragspartnern und Objekten ab und schlägt automatisch die wahrscheinlichste Zuweisung vor.
KI-Kategorisierung
Die KI liest den Dokumenteninhalt und ordnet das Dokument der passendsten Kategorie zu – entweder aus den mitgelieferten Standardkategorien oder aus Ihren eigenen (Einstellungen → Kategorien).
Daten-Erkennung
Datum, Betrag, Absender und Rechnungsnummer werden automatisch aus dem Dokument herausgelesen und in der Review-Queue als bearbeitbare Felder angezeigt.
Dateiname
Aus den erkannten Informationen wird ein Dateiname nach Ihrem konfigurierbaren Format erstellt – zum Beispiel „2026-01-15_Telekom_Rechnung.pdf". Das Format legen Sie unter Workspace fest (weiter unten scrollen). In der Review-Queue können Sie den Namen jederzeit anpassen.
Kategorien konfigurieren
Sie können entweder eine vordefinierte Kategorienliste verwenden oder vollständig eigene Kategorien anlegen. Beides verwalten Sie über den Menüpunkt „Kategorien" in der linken Sidebar.
Review-Queue & Zuweisung
Alle von der KI-Pipeline verarbeiteten Dokumente landen zunächst in der Review-Queue mit Status „review". Sie entscheiden, ob die Vorschläge korrekt sind – erst dann wird das Dokument endgültig abgelegt. Bei hoher KI-Sicherheit kann der Review-Schritt auch automatisch übersprungen werden.
Wie funktioniert die Bestätigung?
Öffnen Sie die Review-Queue. Alle neu verarbeiteten Dokumente sind dort aufgelistet. Das PDF des aktiven Dokuments öffnet sich automatisch in der Mitte.
Prüfen Sie die KI-Vorschläge rechts: Dateiname, Kategorie, Zuweisung. Klicken Sie direkt in ein Feld, um es zu bearbeiten – kein separater Bearbeitungsmodus nötig.
Klicken Sie „Bestätigen" – das Dokument wechselt in den Status „OK" und ist im Dokumenten-Browser auffindbar.
Automatisches Überspringen bei hoher KI-Sicherheit
In den Einstellungen können Sie festlegen, dass Dokumente mit einer sehr hohen KI-Sicherheit die Review-Queue automatisch überspringen und direkt bestätigt werden. So verwalten Sie nur Dokumente, bei denen die KI unsicher ist.
Zuweisung zu Zielen
Jedes Dokument kann einem Ziel (Target) zugewiesen werden – zum Beispiel einem Objekt (Wohnung, Gebäude), einem Mandanten oder einem Projekt. Ziele richten Sie unter Einstellungen → Ziele ein.
Das Fuzzy-Matching schlägt automatisch das wahrscheinlichste vorhandene Ziel vor. Erkennt die KI einen Absender oder Kontext, der noch kein Ziel hat, kann sie außerdem einen neuen Vorschlag generieren – Sie entscheiden, ob Sie ihn bestätigen und als neues Ziel anlegen möchten.
Dokumenten-Browser
Der Dokumenten-Browser bietet drei wechselbare Layouts. Die zuletzt gewählte Ansicht wird automatisch gespeichert und beim nächsten Start wiederhergestellt.
Drilldown (Standard)
Drei Spalten, die von links nach rechts aufgebohrt werden: Typ → Ziel/Objekt → Dokumente. Ideal für hierarchisch strukturierte Bestände.
Baumansicht
Eine aufklappbare Baumstruktur in der linken Seitenleiste zeigt die komplette Hierarchie (Typ → Ziel), rechts daneben eine tabellarische Dokumentenliste. Ideal wenn Sie die Gesamtstruktur im Blick behalten möchten.
Flachliste
Alle Dokumente in einer einzigen Liste. Filter-Chips oben erlauben schnelle Einschränkung nach Typ, Ziel, Kategorie oder Status. Volltextsuche durchsucht alle Dokumente gleichzeitig. Ideal für schnelles Auffinden einzelner Dokumente.
Ansicht wechseln: Oben rechts im Dokumenten-Browser finden Sie drei Icons zum Umschalten zwischen den Ansichten. Die Auswahl wird automatisch gespeichert.
Erweiterte Filterung
Über die erweiterte Filterfunktion können Sie den Dokumentenbestand nach mehreren Kriterien gleichzeitig einschränken:
Die Volltextsuche durchsucht zusätzlich den gesamten OCR-Text aller Dokumente – auch handgeschriebene oder gescannte Inhalte sind durchsuchbar.
Rollen & Teams
In DocuSort arbeiten Teams gemeinsam in einer Organisation. Wer was sehen und tun darf, legen Sie über Rollen fest. Jede Organisation hat ihre eigenen Mitglieder und Dokumente.
Rollen im Überblick
| Rolle | Dokumente | Team | Einstellungen |
|---|---|---|---|
| admin_panel_settings Admin | Alle Rechte | Einladen, entfernen, Rollen ändern | Voller Zugriff |
| manage_accounts Manager | Alle Dokumente lesen, schreiben, archivieren | Mitglieder einladen | Kategorien & Ziele verwalten |
| person Member | Hochladen, zugewiesene Dokumente lesen | – | – |
Eigene Rollen anlegen
Neben Admin, Manager und Member können Sie eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen. Rollen lassen sich mehreren Nutzern gleichzeitig zuweisen und jederzeit nachträglich anpassen – Änderungen wirken sofort, ohne Neuanmeldung.
Öffnen Sie den Menüpunkt Team in der linken Sidebar und wechseln Sie zu Team → Rollen.
Klicken Sie auf „Neue Rolle", vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die Berechtigungen.
Weisen Sie die Rolle einem oder mehreren Nutzern zu. Anpassungen wirken sich sofort auf alle Zugewiesenen aus.
Mitglieder einladen
Öffnen Sie den Menüpunkt Team in der linken Sidebar und wechseln Sie zu Team → Mitglieder.
Klicken Sie auf „Mitglied einladen" und geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
Wählen Sie die gewünschte Rolle. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.
Mehrere Organisationen
Ein Benutzerkonto kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Organisationen sein. Über ein Dropdown oben links in der App wechseln Sie jederzeit zwischen Ihren Organisationen.
Sicher by Design
Berechtigungen werden serverseitig geprüft und können nicht durch Nutzer umgangen werden. Jede Aktion wird im Hintergrund automatisch gegen die Rolle des Benutzers abgesichert.